Bawa pulang:
Membawa perangkat Anda sendiri sering dipromosikan sebagai langkah hemat biaya. Bisa saja, tetapi hanya ketika perusahaan menyadari semua biaya potensial.
Membawa perangkat Anda sendiri (BYOD) bukan hanya gerakan baru yang trendi. Faktanya, BYOD telah terjadi sejak smartphone menjadi lebih mudah diakses oleh karyawan. Lagi pula, kurangnya aksesibilitas memiliki biaya juga, dan itu tidak lama sebelum perusahaan mulai melihat BYOD sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas, jika hanya untuk eksekutif puncak. Tentu saja, karyawan mereka segera menemukan cara serupa untuk meningkatkan produktivitas sendiri.
Meskipun BYOD telah ada selama beberapa tahun, BYOD yang dikelola perusahaan masih relatif baru. Akibatnya, era baru BYOD melibatkan kesadaran bahwa menambahkan perangkat seluler ke dalam campuran TI dapat memiliki konsekuensi nyata dalam hal keamanan perusahaan. Jadi, sama menarik dan bermanfaatnya dengan BYOD sebagai sebuah konsep, dalam implementasinya perusahaan harus menemukan keseimbangan antara penghematan biaya dan kebutuhan untuk mengamankan informasi perusahaan.
Plus, ketika menggunakan BYOD di tempat kerja, banyak perusahaan gagal untuk memperhitungkan biaya yang dikeluarkan, dan terkejut mengetahui berapa banyak yang sebenarnya dikeluarkan untuk program tersebut. Itu karena mereka jatuh ke dalam perangkap melihat apa yang diselamatkan, mungkin dengan meminta karyawan membeli perangkat seluler mereka sendiri, dan mengabaikan apa yang dihabiskan untuk membuat semuanya terjadi. Berikut adalah empat biaya BYOD umum yang cenderung diabaikan oleh perusahaan. (Untuk beberapa bacaan latar tentang BYOD, lihat BYOD: Apa Artinya untuk TI.)
- Waktu yang Dihabiskan untuk MDM
BYOD dan manajemen perangkat seluler (MDM) bekerja bersama, dan merupakan tugas CIO untuk menemukan perangkat lunak MDM terbaik untuk memberikan kontrol atas semua perangkat seluler yang dimiliki oleh karyawan. Kontrol di era BYOD berarti MDM yang menyediakan perlindungan bagi semua perangkat dengan kode sandi, mengamankan data perusahaan yang penting, dan yang paling penting, menghapus semua data pada perangkat seluler dari jarak jauh jika terjadi kehilangan atau pencurian. (Pelajari lebih lanjut tentang sistem manajemen perangkat seluler Sysaids di sini.)
Namun, ketika BYOD diterapkan, seseorang harus memantau dan mengelola penggunaan perangkat seluler. Bahkan dengan perangkat lunak MDM, masih perlu ada seseorang yang memantau informasi apa yang sedang diakses, memeriksa keamanan, menindaklanjuti perangkat yang baru diperoleh, dan aspek penting lainnya. Bergantung pada ukuran perusahaan, ini mungkin berarti merekrut seorang karyawan untuk mengelola sektor baru ini karena ini memperkenalkan tugas / tanggung jawab yang sama sekali baru.
Perusahaan dengan departemen IT yang berdedikasi perlu memastikan bahwa departemen memiliki sumber daya untuk menangani tanggung jawab ekstra. Kesalahan terbesar yang dibuat di sini adalah meremehkan jumlah waktu dan upaya yang diperlukan untuk melakukan BYOD dengan benar. Waktu sama dengan uang.
- Paket Bulanan
Untuk memberikan insentif bagi karyawan untuk ikut serta dalam BYOD, perusahaan biasanya membagikan tunjangan untuk menutup jumlah yang ditetapkan per bulan untuk tagihan perangkat seluler karyawan. Apa yang gagal diperhitungkan oleh beberapa perusahaan adalah bahwa karyawan membayar ponsel mereka dari kantong mereka dan mendapatkan paket bulanan yang sama dengan yang didapat rata-rata Joe.
Sebagian besar operator besar menawarkan diskon untuk bisnis yang membuka akun bisnis dengannya dan mendaftar untuk paket massal. Ini berarti bahwa bagi perusahaan, membayar layanan telepon bulanan mungkin sebenarnya lebih murah daripada memberikan gaji yang wajar. Jika perusahaan menggunakan tunjangan, mereka dapat menentukan jumlah berdasarkan peran karyawan.
- Dukungan Help Desk
Semua perangkat seluler tidak dibangun dengan cara yang sama. Ini adalah sesuatu yang tidak dipertimbangkan oleh perusahaan dengan BYOD. Ketika BYOD diperkenalkan ke perusahaan, itu dapat membuat ketegangan pada departemen TI atau help desk, yang kemudian harus menyelesaikan masalah untuk banyak perangkat, bukan hanya satu atau dua jenis. Ini adalah salah satu keunggulan yang dapat ditawarkan oleh perangkat seluler yang disediakan perusahaan, karena umumnya setiap karyawan mendapatkan perangkat yang sama atau setidaknya satu yang dibuat oleh produsen yang sama.
Meskipun banyak perusahaan berpikir mereka kehilangan uang karena harus memberikan dukungan untuk perangkat yang disediakan perusahaan, sebenarnya lebih hemat biaya daripada BYOD dalam skenario tertentu. Seperti halnya pemantauan perangkat seluler, perusahaan mungkin terpaksa mendatangkan karyawan baru yang berspesialisasi dalam bekerja dengan berbagai perangkat seluler yang berbeda.
- Perangkat yang Tidak Digunakan
Satu hal yang harus dipertimbangkan dengan cermat adalah karyawan mana yang diizinkan untuk berpartisipasi dalam BYOD. Beberapa perusahaan membuat kesalahan dengan membiarkan siapa saja ikut serta. Ini bisa sangat mahal karena sementara banyak karyawan tertarik dengan gagasan BYOD, beberapa orang akan menyadari bahwa mereka sebenarnya tidak perlu menggunakan perangkat pribadi mereka untuk bekerja. Hasil akhirnya adalah bahwa karyawan akhirnya mendapatkan subsidi untuk apa yang pada dasarnya menjadi perangkat pribadi.
Karena kemungkinan masalah privasi, masalah ini agak sulit dilacak. Penyedia alat manajemen TI perusahaan dapat menawarkan pelacakan terperinci sejauh apa aplikasi yang digunakan pada perangkat BYOD, memberikan gambaran yang lebih baik tentang siapa yang menggunakan program secara sah. Penting untuk menyebutkan informasi apa yang akan diakses perusahaan pada perangkat karyawan dalam kebijakan BYOD untuk menghindari masalah privasi.
Untuk mengimbangi atau meminimalkan biaya tersembunyi ini, kebijakan BYOD yang dirancang dengan baik adalah suatu keharusan. Termasuk ketentuan penggunaan, tetapkan jumlah tunjangan yang masuk akal per peran, dan mungkin garis besar sejauh mana help desk akan memberikan dukungan. Secara keseluruhan, BYOD bisa menjadi hit atau miss. Namun, dengan upaya dan perencanaan yang cermat, perusahaan dapat memastikan bahwa biaya diminimalkan.