Isi
- Tetapkan Harapan
- Mengelola Ekspektasi
- Tingkatkan Komunikasi
- Tanpa Bug, Tanpa Stres - Panduan Langkah Demi Langkah Anda untuk Membuat Perangkat Lunak yang Mengubah Hidup Tanpa Menghancurkan Kehidupan Anda
- Menghadapi Kesulitan
- Kunci Kelancaran Manajemen Proyek
Bawa pulang:
Masalah terbesar yang dihadapi banyak departemen TI bukanlah masalah teknis - masalah pribadi.
Salah satu masalah non-teknis terbesar yang mempengaruhi sebagian besar departemen TI perusahaan juga mudah dikelola. Ketika berurusan dengan pengguna akhir, semua orang harus berada di halaman yang sama dan tahu apa yang bisa dilakukan - dan kapan. Dan ada kuncinya: mengelola harapan pengguna akhir. Kedengarannya sederhana, tetapi ini biasanya bisa membuat segalanya menjadi lebih mudah ketika berhadapan dengan orang-orang yang menggunakan satu set aplikasi setiap hari.
Departemen TI yang gagal dalam hal yang satu ini benar-benar dapat menderita, karena masalah berkembang menjadi kebencian terhadap departemen. Itu membuat proyek lebih sulit untuk semua orang. (Untuk saran lebih lanjut tentang dukungan, lihat 10 Tips untuk Memberikan Dukungan TI yang Lebih Baik.)
Tetapkan Harapan
Jika Anda pernah bekerja di IT untuk sementara waktu, Anda mungkin bisa memikirkan proyek, tiket dan peluncuran di mana departemen TI disalahkan karena proyek, tiket atau peluncuran terlambat, bukan apa yang diminta di awal, atau hanya polos tidak cukup baik. Ketika harapan dari komunitas pengguna akhir (EUC) jauh dari konsep realitas - atau bahkan hanya sedikit miring - kritik mereka dapat menjadi gangguan yang tidak disukai.
Bahkan hal-hal sederhana seperti akun pengguna baru dapat menyebabkan gesekan antar departemen - atau bahkan perselisihan antar-kantor yang sangat besar. Cara terbaik untuk menghindari ini adalah dengan menciptakan harapan yang realistis, dan memenuhi mereka setiap waktu. Itu berarti TI perlu memberi tahu staf berapa lama proyek akan berlangsung dan apa yang diharapkan setelah selesai. Baik di kantor lima orang atau konglomerat multinasional, beri tahu mereka yang akan menggunakan sumber daya TI tentang apa yang dapat dan tidak bisa dilakukan departemen TI. Dalam kebanyakan kasus, masalah tidak berasal dari apa yang dicapai IT, tetapi dari apa yang menurut karyawan lain seharusnya dapat dilakukan. Departemen yang dapat menghindari pemutusan seperti itu akan sangat membantu menghindari sindrom "salahkan IT".
Mengelola Ekspektasi
Salah satu cara terbaik untuk mulai mengelola harapan komunitas pengguna akhir adalah dengan menerapkan kebijakan penyediaan perjanjian tingkat layanan (SLA) untuk semua layanan. Banyak orang di bidang teknis mengaitkan SLA dengan vendor eksternal, tetapi mentalitas yang sama dapat digunakan untuk pelanggan internal juga - dan seharusnya. Ini akan memberikan kerangka kerja kepada pengguna akhir apa yang diharapkan ketika meminta layanan dan menjaga semua orang, jika tidak pada halaman yang sama, setidaknya pada bab yang sama.
Sebagian besar paket perangkat lunak pemecahan masalah memiliki modul untuk mengatur SLA. Jika Anda sudah memiliki SLA untuk pelanggan internal Anda kemudian selamat, departemen Anda sudah berada di jalur yang benar.
Tingkatkan Komunikasi
Sekarang setelah Anda meletakkan fondasi, Anda harus tetap berkomunikasi. Baik untuk proyek jangka panjang maupun proyek pendek, tetap penting untuk menjaga semua pihak tetap terlibat dalam kemajuan dan kemunduran. Harapan bisa berjalan dengan baik dalam sekejap dan sebahagia Anda mungkin pada saat peluncuran proyek, jika Anda melewatkan waktu yang Anda tetapkan, banyak hal dapat dengan cepat memburuk. Sangat sedikit hal yang akan menghancurkan itikad baik yang telah diusahakan untuk dicapai lebih cepat daripada miskomunikasi dan tenggat waktu yang dijatuhkan.
Oh, dan jika Anda melewatkan tenggat waktu, Anda sebaiknya mengomunikasikan alasan yang cepat dan masuk akal untuk penundaan itu. Menjaga jalur komunikasi tetap terbuka akan membantu menghindari mengacak-acak bulu dan memastikan bahwa semua orang merasa lebih baik tentang bagaimana sebuah proyek datang. Jika pengguna akhir Anda tidak mendengar kabar dari Anda, mereka mungkin berasumsi bahwa semuanya keren. Jika ini ternyata tidak menjadi masalah, Anda akan gagal secara besar-besaran dengan gagal memenuhi harapan mereka.
Tanpa Bug, Tanpa Stres - Panduan Langkah Demi Langkah Anda untuk Membuat Perangkat Lunak yang Mengubah Hidup Tanpa Menghancurkan Kehidupan Anda
Anda tidak dapat meningkatkan keterampilan pemrograman Anda ketika tidak ada yang peduli dengan kualitas perangkat lunak.
Menghadapi Kesulitan
Setelah Anda mencapai keselarasan dengan komunitas pengguna akhir dan semua orang bekerja bersama, Anda mungkin berpikir Anda telah mencapai nirwana di tempat kerja. Tidak secepat itu. Tiba-tiba server atau (masukkan pemadaman yang relevan di sini) menderita semacam kegagalan bencana dan Anda memiliki sistem misi kritis ke bawah. Ini adalah kesempatan lain untuk mengelola harapan pengguna akhir Anda untuk meminimalkan gangguan untuk membantu menyelesaikan pemadaman dengan cepat dan tanpa masalah tambahan.
Jika Anda gagal melakukan ini, Anda akan dibanjiri dengan laporan pemadaman dan tak terhindarkan "Berapa lama akan turun?" pertanyaan. Ini hanya akan berhasil mengipasi api frustrasi.
Inilah yang harus dilakukan: Ketika terjadi pemadaman, Anda perlu memiliki lebih dari satu metode untuk mengeluarkan kata. Itu juga harus konsisten dan jujur. Jadi, jika Anda mengatakan pemadaman akan diselesaikan dalam dua jam, pengguna akhir Anda akan mengharapkannya selesai dalam jangka waktu tersebut. Ini berarti Anda harus menghindari membuat perkiraan optimis untuk membuat orang bahagia. Selain itu, jika masalahnya memengaruhi pengguna akhir Anda sekarang, jadikan itu sebagai prioritas. Ketika penghentian itu telah diselesaikan secara tepat waktu, Anda dan tim Anda dapat kembali ke program yang dijadwalkan secara rutin.
Kunci Kelancaran Manajemen Proyek
Darah buruk sering berkembang ke arah departemen - dan kemudian di dalamnya. Ini paling umum ketika departemen TI dan pengguna akhir gagal berkomunikasi dan ketika departemen TI gagal mengelola dan memenuhi harapan pengguna akhir tersebut. Seorang manajer proyek TI yang dapat menguasai seni pengaturan dan memenuhi harapan tidak perlu khawatir tentang berusaha keras untuk membuat pengguna akhir bahagia - yang akan datang secara alami. (Ingin naik tangga karier TI? Baca Bagaimana Menjadi Direktur TI: Kiat dari Atas.)